Datenschutzerklärung

Vielen Dank für Ihren Besuch unseres Internetauftritts und über das damit verbundene Interesse an unseren Dienstleistungen.

1. Gegenstand und Geltungsbereich der Datenschutzerklärung

Der Schutz Ihrer Daten ist uns wichtig! Wir möchten Ihnen daher im Rahmen der nachstehenden Erläuterungen in umfassender, transparenter und verständlicher Weise Informationen zum Umgang mit personenbezogenen Daten durch die Aachener Kolloquium Fahrzeug- und Motorentechnik GbR („ACK“) geben. Sie können sich mit Hilfe unserer Datenschutzerklärung darüber informieren, zu welchen Zwecken, in welchem Umfang und in welcher Art wir personenbezogene Daten über Sie verarbeiten und welche Rechte Ihnen als von einer Datenverarbeitung betroffene Person zustehen.
Mit dieser Datenschutzerklärung erfüllen wir zugleich unsere Informationspflichten nach Artikel 13 und 14 der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).
Dabei beziehen sich die vorliegenden Informationen nicht nur auf Datenverarbeitungsvorgänge im Zusammenhang mit der Nutzung unserer Webseite, sondern auch auf andere Verarbeitungsvorgänge, bei denen wir auf diese Datenschutzerklärung verweisen.
Unter den Ziffern 2, 3, 4 und 5 finden Sie allgemeingültige datenschutzrechtliche Informationen. Wenn Sie spezifische Informationen zur Datenverarbeitung im Rahmen der Nutzung unserer Webseite, der Funktionen im Rahmen der Organisation des Kolloquiums oder der Kommunikation mit der ACK wünschen, finden Sie diese unter den Ziffern 6 bis 9. Mit „unsere Webseite“ im Sinne der vorliegenden Datenschutzerklärung sind die unter www.aachener-kolloquium.de bzw. www.aachen-colloquium.com abrufbare Hauptseite gemeint sowie alle darunter befindlichen Webseiten ohne extern verlinkte Webseiten Dritter, auf deren Inhalte wir keinen Einfluss haben.

2. Verwendete Begriffe

Im Rahmen dieser Datenschutzerklärung nutzen wir, soweit möglich, die in Artikel 4 DSGVO vom europäischen Verordnungsgeber definierten Begriffsbestimmungen. Um Ihnen die Ausführungen in dieser Datenschutzerklärung so einfach wie möglich zu gestalten, möchten wir nachstehend die wichtigsten Begriffsbestimmungen voranstellen.

„Personenbezogene Daten” bezeichnet alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (im Folgenden „betroffene Person”) beziehen; als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind, identifiziert werden kann.

„Verarbeitung” bezeichnet jeden mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführten Vorgang oder jede solche Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten wie das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, den Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung.

„Einschränkung der Verarbeitung” bezeichnet die Markierung gespeicherter personenbezogener Daten mit dem Ziel, ihre künftige Verarbeitung einzuschränken.

„Profiling” bezeichnet jede Art der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten, die darin besteht, dass diese personenbezogenen Daten verwendet werden, um bestimmte persönliche Aspekte, die sich auf eine natürliche Person beziehen, zu bewerten, insbesondere um Aspekte bezüglich Arbeitsleistung, wirtschaftliche Lage, Gesundheit, persönliche Vorlieben, Interessen, Zuverlässigkeit, Verhalten, Aufenthaltsort oder Ortswechsel dieser natürlichen Person zu analysieren oder vorherzusagen.

„Pseudonymisierung” bezeichnet die Verarbeitung personenbezogener Daten in einer Weise, dass die personenbezogenen Daten ohne Hinzuziehung zusätzlicher Informationen nicht mehr einer spezifischen betroffenen Person zugeordnet werden können, sofern diese zusätzlichen Informationen gesondert aufbewahrt werden und technischen und organisatorischen Maßnahmen unterliegen, die gewährleisten, dass die personenbezogenen Daten nicht einer identifizierten oder identifizierbaren natürlichen Person zugewiesen werden.

„Verantwortlicher” bezeichnet die natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet; sind die Zwecke und Mittel dieser Verarbeitung durch das Unionsrecht oder das Recht der Mitgliedstaaten vorgegeben, so kann der Verantwortliche beziehungsweise können die bestimmten Kriterien seiner Benennung nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten vorgesehen werden.

„Auftragsverarbeiter” bezeichnet eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die personenbezogene Daten im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet.

„Empfänger” bezeichnet eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, der personenbezogene Daten offengelegt werden, unabhängig davon, ob es sich bei ihr um einen Dritten handelt oder nicht. Behörden, die im Rahmen eines bestimmten Untersuchungsauftrags nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten möglicherweise personenbezogene Daten erhalten, gelten jedoch nicht als Empfänger; die Verarbeitung dieser Daten durch die genannten Behörden erfolgt im Einklang mit den geltenden Datenschutzvorschriften gemäß den Zwecken der Verarbeitung.

„Dritter” bezeichnet eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, außer der betroffenen Person, dem Verantwortlichen, dem Auftragsverarbeiter und den Personen, die unter der unmittelbaren Verantwortung des Verantwortlichen oder des Auftragsverarbeiters befugt sind, die personenbezogenen Daten zu verarbeiten.

„Einwilligung” der betroffenen Person bezeichnet jede freiwillig für den bestimmten Fall, in informierter Weise und unmissverständlich abgegebene Willensbekundung in Form einer Erklärung oder einer sonstigen eindeutigen bestätigenden Handlung, mit der die betroffene Person zu verstehen gibt, dass sie mit der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten einverstanden ist.

3. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen

„Verantwortlicher“ im Sinne des Datenschutzrechts, also die Stelle, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet, ist vorliegend die:

Aachener Kolloquium Fahrzeug- und Motorentechnik GbR
Steinbachstraße 7
52074 Aachen
Deutschland

Telefon: +49 241 8861 205
Fax: +49 241 8861 266
E-Mail: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.
Website: www.aachener-kolloquium.de / www.aachen-colloquium.com

Mit „wir“ ist im Sinne dieser Datenschutzerklärung stets der vorstehend genannte Verantwortliche bezeichnet.

4. Fragen zum Datenschutz

Bei Fragen und sonstigen Anliegen zum Datenschutz können Sie sich jederzeit unter den oben angegebenen Kontaktdaten an uns wenden.

5. Allgemeine Informationen zum Datenschutz

Die nachfolgenden Ausführungen geben Ihnen allgemeine datenschutzrechtliche Informationen, insbesondere darüber, auf welche Rechtsgrundlagen wir eine Verarbeitung personenbezogener Daten stützen dürfen (vgl. Ziffer 5.1) und welche Rechte betroffene Personen haben (vgl. Ziffer 5.5).

Diese Informationen gelten allgemein und in allen Fällen, in denen wir personenbezogene Daten verarbeiten.

5.1. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung personenbezogener Daten

Jede Verarbeitung personenbezogener Daten ist nur dann rechtmäßig, wenn sie sich auf eine Rechtsgrundlage stützen kann, die eine entsprechende Verarbeitung erlaubt. Der europäische Verordnungsgeber hat die nachfolgend dargestellten Rechtsgrundlagen für eine Verarbeitung personenbezogener Daten vorgesehen. Diese möchten wir Ihnen nachfolgend überblicksartig darstellen. Wir informieren in jedem Fall über die jeweilige Rechtsgrundlage, auf die wir eine konkrete Verarbeitung stützen.

5.1.1. Einwilligung

Nach Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a DSGVO sind wir berechtigt, personenbezogene Daten zu verarbeiten, wenn wir für einen oder mehrere bestimmte Verarbeitungszwecke die Einwilligung der betroffenen Person eingeholt haben.

5.1.2. Vertragserfüllung und vorvertragliche Maßnahmen

Nach Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO dürfen wir personenbezogene Daten verarbeiten, wenn dies für die Erfüllung eines Vertrages, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, oder zur Durchführung vorvertraglichen Maßnahmen, die auf Anfrage der betroffenen Person erfolgen, erforderlich ist.

Diese Rechtsgrundlage kommt insbesondere bei Anfragen im Zusammenhang mit der Erbringung von Leistungen, insbesondere im Zusammenhang mit der Durchführung des Aachen Colloquium, in Betracht.

5.1.3. Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung

Eine Verarbeitung personenbezogener Daten ist gemäß Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe c DSVGO ferner zulässig, wenn dies für die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, der wir als Verantwortlicher unterliegen, erforderlich ist.

Hierzu zählen insbesondere steuerliche Pflichten.

5.1.4. Lebenswichtiges Interesse

Nach Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe d DSGVO ist eine Verarbeitung personenbezogener Daten zulässig, wenn sie erforderlich ist, um lebenswichtige Interessen der betroffenen Person oder einer anderen natürlichen Person zu schützen.

Auf diese Rechtsgrundlage dürfen wir in besonderen Fällen eine Verarbeitung personenbezogener Daten stützen, wenn wir z.B. bei Unfällen personenbezogene Daten an Dritte, insbesondere Rettungskräfte, weitergeben.

5.1.5. Aufgabe im öffentlichen Interesse oder Ausübung hoheitlicher Gewalt

Nach Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe e DSGVO dürfen wir personenbezogene Daten ausnahmsweise auch dann verarbeiten, wenn dies für die Wahrnehmung einer im öffentlichen Interesse liegenden Aufgabe oder in Ausübung von dem Verantwortlichen übertragener öffentlicher Gewalt erforderlich ist.

Dies wäre beispielsweise dann der Fall, wenn wir mit einer öffentlichen Aufgabe beliehen werden und in Ausführung dieser Aufgabe personenbezogene Daten verarbeiten.

5.1.6. Überwiegendes Interesse des Verantwortlichen oder eines Dritten

Nach Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO können wir eine Verarbeitung personenbezogener Daten schließlich auch darauf stützen, dass dies zur Wahrung unserer berechtigten Interessen oder denen eines Dritten erforderlich ist, sofern nicht die Interessen oder Grundrechte oder Grundfreiheiten der betroffenen Person, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, überwiegen, insbesondere dann, wenn es sich bei der betroffenen Person um ein Kind handelt. Nach der Vorstellung des europäischen Verordnungsgebers kann sich ein berechtigtes Interesse insbesondere aus einem bestehenden Kunden- oder Dienstverhältnis sowie dem Interesse des Verantwortlichen an Direktwerbung ergeben. Die Abwägungsentscheidung soll insbesondere einbeziehen, ob die betroffene Person zum Zeitpunkt der Erhebung der personenbezogenen Daten und angesichts der Umstände, unter denen sie erfolgt, vernünftigerweise absehen kann, dass möglicherweise eine Verarbeitung für diesen Zweck erfolgen wird.

Als berechtigte Interessen für eine Verarbeitung auf Grund der dargestellten Rechtsgrundlage sind insbesondere die folgenden Interessen der ACK denkbar:

• Verbesserung unserer Produkte und Services;
• Planung, Umsetzung und Verbesserung unserer Marketingaktivitäten;
• Akquise von Teilnehmern, Ausstellern, Referenten und sonstigen veranstaltungsbezogenen Beteiligten, wie z.B. Werbekunden etc.

5.2. Pflicht zur Bereitstellung personenbezogener Daten; Folgen der Nichtbereitstellung

Der europäische Verordnungsgeber sieht vor, dass betroffene Personen über bestehende Pflichten zur Bereitstellung personenbezogener Daten informiert werden und welche Folgen die Nichtbereitstellung haben kann, wenn personenbezogene Daten beim Betroffenen erhoben werden. Wir informieren hierüber individuell im konkreten Verarbeitungsfall.

Bestimmte gesetzliche Vorschriften können die Bereitstellung personenbezogener Daten des Betroffenen vorschreiben. Dies kann sich insbesondere aus steuerlichen Vorschriften oder Vorschriften zur Geldwäscheprävention ergeben.

Gegebenenfalls können auch vertragliche Regelungen eine Bereitstellung von personenbezogenen Daten des Betroffenen vorschreiben oder eine Bereitstellung von personenbezogenen Daten ist für einen Vertragsabschluss erforderlich. Für den Abschluss eines Vertrages benötigen wir beispielsweise den Namen des Vertragspartners. Zur Ausführung einer Lieferung benötigen wir eine Lieferadresse.

Aus bestimmten gesetzlichen Gründen können Sie verpflichtet sein, uns personenbezogene Informationen zur Verfügung zu stellen. Sollte dies der Fall sein, werden wir Sie hierauf im Einzelfall ausdrücklich hinweisen. In der Regel besteht keine vertragliche Pflicht, personenbezogene Daten bereitzustellen. Im Einzelfall können Sie jedoch auf Grund einer vertraglichen Regelung verpflichtet sein, personenbezogene Daten zur Verfügung zu stellen. Hierauf werden wir Sie im Einzelfall ausdrücklich hinweisen.

Eine Nichtbereitstellung personenbezogener Daten kann für Sie rechtliche Nachteile haben, wie zum Beispiel der Verlust von Rechtspositionen. Besteht eine gesetzliche Bereitstellungspflicht, können unter Umständen gesetzliche Nachteile drohen. Eine vertragliche Bereitstellungpflicht oder Erfordernis zum Zwecke des Vertragsabschlusses kann zur Folge haben, dass eine Verletzung vertraglicher Pflichten vorliegt oder ein Vertrag nicht geschlossen werden kann. Hierüber informieren wir Sie jeweils ausdrücklich im Einzelfall.

Wenn Sie Fragen haben, können Sie sich jederzeit unter den oben genannten Kontaktdaten an uns wenden, um Auskunft über das Bestehen von Bereitstellungspflichten und Konsequenzen einer Nichtbereitstellung zu erhalten.

5.3. Herkunft der Daten

Haben wir die personenbezogenen Daten nicht bei der betroffenen Person erhoben, sieht der europäische Verordnungsgeber vor, dass die betroffene Person darüber informiert wird, aus welcher Quelle die Daten stammen und gegebenenfalls, ob sie aus öffentlich zugänglichen Quellen stammen.

Über die jeweilige Quelle der Daten informieren wir grundsätzlich im konkreten Einzelfall. Auf Daten aus öffentlich zugänglichen Quellen greifen wir insbesondere dann zurück, wenn wir offensichtlich fehlerhafte Adressen mit Hilfe einer Internetrecherche überprüfen und korrigieren.

5.4. Empfänger und Kategorien von Empfängern personenbezogener Daten

Personenbezogene Daten geben wir nur in begründeten Fällen an Dritte weiter. Hierzu haben wir entweder vorab die Einwilligung des Betroffenen eingeholt oder stützen die Weitergabe auf eine andere Rechtsgrundlage, insbesondere zur Durch- bzw. Ausführung eines Vertrages oder die Erforderlichkeit zur Wahrung unserer berechtigten Interessen. Hierüber informieren wir im konkreten Einzelfall.

Empfänger personenbezogener Daten, die generell in bestimmten Situationen in Betracht kommen, sind:

• Das Institut für Kraftfahrzeuge (ika) und der Lehrstuhl für Verbrennungskraftmaschinen (VKA) der RWTH Aachen University als unsere Organisationspartner;
• Unsere Gesellschafter;
• Versanddienstleister, die wir mit der Lieferung von Waren und sonstigen Gegenständen beauftragen;
• Banken und andere Zahlungsdienstleister, denen wir uns zur Abwicklung von Zahlungen bedienen.

5.5. Betroffenenrechte

Als betroffene Person haben Sie zahlreiche vom europäischen Verordnungsgeber eingeräumte Rechte, sogenannte „Betroffenenrechte“. Diese möchten wir Ihnen nachfolgend in transparenter und verständlicher Weise vorstellen. Bitte beachten Sie, dass die nachfolgende Darstellung weder den Wortlaut der einschlägigen Vorschriften ersetzen soll, noch die Ihnen gesetzlich zustehenden Rechte durch die nachfolgenden Erläuterungen eingeschränkt werden.

Wenn Sie Fragen zu den Betroffenenrechten haben, oder Ihre Betroffenenrechte ausüben möchten, können Sie sich jederzeit unter den angegebenen Kontaktdaten an uns wenden.

5.5.1. Recht auf Bestätigung und Auskunftsrecht

Jede betroffene Person hat das Recht, vom Verantwortlichen eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden und – wenn dies der Fall ist – das Recht, Auskunft über diese personenbezogenen Daten sowie über folgende Informationen zu verlangen:

• die Verarbeitungszwecke;
• die Kategorien personenbezogener Daten, die verarbeitet werden;
• die Empfänger oder Kategorien von Empfängern, gegenüber denen die personenbezogenen Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden, insbesondere bei Empfängern in Drittländern oder bei internationalen Organisationen;
• falls möglich die geplante Dauer, für die die personenbezogenen Daten gespeichert werden, oder, falls dies nicht möglich ist, die Kriterien für die Festlegung dieser Dauer;
• das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung oder Löschung der sie betreffenden personenbezogenen Daten oder auf Einschränkung der Verarbeitung durch den Verantwortlichen oder eines Widerspruchsrechts gegen diese Verarbeitung;
• das Bestehen eines Beschwerderechts bei einer Aufsichtsbehörde;
• wenn die personenbezogenen Daten nicht bei der betroffenen Person erhoben werden, alle verfügbaren Informationen über die Herkunft der Daten;
• das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gemäß Artikel 22 Absätze 1 und 4 DSGVO und – zumindest in diesen Fällen – aussagekräftige Informationen über die involvierte Logik sowie die Tragweite und die angestrebten Auswirkungen einer derartigen Verarbeitung für die betroffene Person.

Werden personenbezogene Daten an ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt, hat die betroffene Person zudem das Recht, über die geeigneten Garantien im Zusammenhang mit der Übermittlung unterrichtet zu werden.

Die betroffene Person hat zudem das Recht, vom Verantwortlichen eine kostenlose Kopie der personenbezogenen Daten, die Gegenstand der Verarbeitung sind, zu erhalten, sofern hiervon nicht die Rechte und Freiheiten anderer Personen beeinträchtigt werden.

Das Recht kann zudem in besonderen Fällen durch die Vorschriften der §§ 27 Absatz 2, 28 Absatz 2, 29 Absatz 1 Satz 2 und 34 BDSG beschränkt sein.

Bitte wenden Sie sich unter den oben angegebenen Kontaktdaten an uns, wenn sie diese Rechte in Anspruch nehmen möchten.

5.5.2. Recht auf Berichtigung

Eine betroffene Person hat das Recht, von dem Verantwortlichen unverzüglich die Berichtigung sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten zu verlangen, sowie – unter Berücksichtigung der Zwecke der Verarbeitung – das Recht, die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten – auch mittels einer ergänzenden Erklärung – zu verlangen.

Bitte wenden Sie sich unter den oben angegebenen Kontaktdaten an uns, wenn sie diese Rechte in Anspruch nehmen möchten.

5.5.3. Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“)

Jede betroffene Person hat das Recht, von dem Verantwortlichen zu verlangen, dass sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden, sofern einer der folgenden Gründe zutrifft:

• Die personenbezogenen Daten sind für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig.
• Die betroffene Person widerruft ihre Einwilligung, auf die sich die Verarbeitung gemäß Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a oder Artikel 9 Absatz 2 Buchstabe a DSGVO stützte, und es fehlt an einer anderweitigen Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.
• Die betroffene Person legt gemäß Artikel 21 Absatz 1 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung ein und es liegen keine vorrangigen berechtigten Gründe für die Verarbeitung vor, oder die betroffene Person legt gemäß Artikel 21 Absatz 2 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung ein.
• Die personenbezogenen Daten wurden unrechtmäßig verarbeitet.
• Die Löschung der personenbezogenen Daten ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten erforderlich, dem der Verantwortliche unterliegt.
• Die personenbezogenen Daten wurden in Bezug auf angebotene Dienste der Informationsgesellschaft gemäß Artikel 8 Absatz 1 DSGVO erhoben.

Sofern die personenbezogenen Daten von dem Verantwortlichen öffentlich gemacht wurden und der Verantwortliche zur Löschung auf Grund eines oder mehrerer der vorgenannten Gründe verpflichtet ist, trifft der Verantwortliche unter Berücksichtigung der verfügbaren Technologie und der Implementierungskosten angemessene Maßnahmen, auch technischer Art, um für die Datenverarbeitung Verantwortliche, die die personenbezogenen Daten verarbeiten, darüber zu informieren, dass eine betroffene Person von ihnen die Löschung aller Links zu diesen personenbezogenen Daten oder von Kopien oder Replikationen dieser personenbezogenen Daten verlangt hat.

Das Recht zur Löschung gemäß der vorstehenden Darstellung besteht nicht, soweit die Verarbeitung aus bestimmten, in Artikel 17 Absatz 3 DSGVO näher benannten Gründen (insbesondere z.B. zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen) erforderlich ist.

Das Recht kann zudem in besonderen Fällen durch die Vorschrift des § 35 BDSG beschränkt sein.

Sofern einer oder mehrere der vorgenannten Gründe zutreffen und Sie die Löschung von bei der ACK gespeicherten Daten veranlassen möchten, kontaktieren Sie uns bitte unter den oben angegebenen Kontaktdaten.

5.5.4. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Jede betroffene Person hat das Recht, von dem Verantwortlichen die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, wenn eine der folgenden Voraussetzungen gegeben ist:

• Die Richtigkeit der personenbezogenen Daten wird von der betroffenen Person bestritten, und zwar für eine Dauer, die es dem Verantwortlichen ermöglicht, die Richtigkeit der personenbezogenen Daten zu überprüfen.
• Die Verarbeitung ist unrechtmäßig und die betroffene Person lehnt die Löschung der personenbezogenen Daten ab und verlangt stattdessen die Einschränkung der Nutzung der personenbezogenen Daten.
• Der Verantwortliche benötigt die personenbezogenen Daten für die Zwecke der Verarbeitung nicht länger, jedoch benötigt sie die betroffene Person zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
• Wenn die betroffene Person Widerspruch gegen die Verarbeitung gemäß Artikel 21 Absatz 1 DSGVO eingelegt hat, solange noch nicht feststeht, ob die berechtigten Gründe des Verantwortlichen gegenüber denen der betroffenen Person überwiegen.

Bitte wenden Sie sich unter den oben angegebenen Kontaktdaten an uns, wenn sie dieses Recht in Anspruch nehmen möchten.

5.5.5. Recht auf Datenübertragbarkeit („Datenportabilität“)

Jede betroffene Person hat das Recht, die sie betreffenden personenbezogenen Daten, die sie einem Verantwortlichen bereitgestellt hat, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten, und sie hat das Recht, diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung durch den Verantwortlichen, dem die personenbezogenen Daten bereitgestellt wurden, zu übermitteln, sofern

• die Verarbeitung auf einer Einwilligung gemäß Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a oder Artikel 9 Absatz 2 Buchstabe a DSGVO oder auf einem Vertrag gemäß Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO beruht und
• die Verarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren erfolgt.

Wenn die betroffene Person dieses Recht ausübt, hat sie zudem das Recht, zu erwirken, dass die personenbezogenen Daten direkt von einem Verantwortlichen einem anderen Verantwortlichen übermittelt werden, soweit dies technisch machbar ist und sofern die Rechte und Freiheiten anderer Personen hiervon nicht beeinträchtigt werden.

Das Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“) bleibt durch das Recht auf Datenübertragbarkeit unberührt. Das Recht auf Datenübertragbarkeit gilt nicht für eine Verarbeitung, die für die Wahrnehmung einer im öffentlichen Interesse liegenden Aufgabe erforderlich ist oder in Ausübung dem Verantwortlichen übertragener, öffentlicher Gewalt erfolgt.

Bitte wenden Sie sich unter den oben angegebenen Kontaktdaten an uns, wenn sie dieses Recht in Anspruch nehmen möchten.

5.5.6. Widerspruchsrecht gegen Verarbeitung

Jede betroffene Person hat das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe e (Aufgabe im öffentlichen Interesse oder Ausübung hoheitlicher Gewalt) oder f (Überwiegendes Interesse des Verantwortlichen oder eines Dritten) DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen. Dies gilt auch für ein auf diese Bestimmungen gestütztes Profiling.

Im Falle des Widerspruchs verarbeitet die ACK die personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn sie kann zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die die Interessen, Rechte und Freiheiten der betroffenen Person überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Werden personenbezogene Daten zur Betreibung von Direktwerbung verarbeitet, hat jede betroffene Person das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung sie betreffender personenbezogener Daten zum Zwecke derartiger Werbung einschließlich eines mit solcher Direktwerbung in Verbindung stehenden Profilings einzulegen.

Jede betroffene Person hat darüber hinaus das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, gegen sie betreffende Verarbeitung sie betreffender personenbezogener Daten, die zu wissenschaftlichen oder historischen Forschungszwecken oder zu statistischen Zwecken gemäß Artikel 89 Absatz 1 DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen, es sei denn die Verarbeitung ist zur Erfüllung einer im öffentlichen Interesse liegenden Aufgabe erforderlich.

Im Zusammenhang mit der Nutzung von Diensten der Informationsgesellschaft kann die betroffene Person ungeachtet der Richtlinie 2002/58/EG ihr Widerspruchsrecht mittels automatisierter Verfahren ausüben, bei denen technische Spezifikationen verwendet werden (Widerspruch mithilfe technischer Mittel „by default“).

Das Recht kann in besonderen Fällen durch die Vorschrift des § 36 BDSG beschränkt sein.

Bitte wenden Sie sich unter den oben angegebenen Kontaktdaten an uns, wenn sie diese Rechte in Anspruch nehmen möchten.

5.5.7. Rechte mit Bezug auf automatisierte Entscheidungen im Einzelfall (einschl. Profiling)

Jede betroffene Person hat das Recht, nicht einer ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung (einschließlich Profiling) beruhenden Entscheidung unterworfen zu werden, die ihr gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt. Dies gilt nicht, wenn die Entscheidung

• für den Abschluss oder die Erfüllung eines Vertrags zwischen der betroffenen Person und dem Verantwortlichen erforderlich ist;
• aufgrund von Rechtsvorschriften der Union oder der Mitgliedstaaten, denen der Verantwortliche unterliegt, zulässig ist und diese Rechtsvorschriften angemessene Maßnahmen zur Wahrung der Rechte und Freiheiten sowie der berechtigten Interessen der betroffenen Person enthalten; oder
• mit ausdrücklicher Einwilligung der betroffenen Person erfolgt.

Ist die Entscheidung für den Abschluss oder die Erfüllung eines Vertrages zwischen der betroffenen Person und dem Verantwortlichen erforderlich oder erfolgt sie mit ausdrücklicher Einwilligung der betroffenen Person, trifft die ACK als Verantwortlicher angemessene Maßnahmen zur Wahrung der Rechte und Freiheiten sowie berechtigten Interessen der betroffenen Person. Hierzu gehört mindestens das Recht auf Erwirkung des Eingreifens einer Person seitens des Verantwortlichen, auf Darlegung des eigenen Standpunktes und auf Anfechtung der Entscheidung.

Das Recht kann in besonderen Fällen durch die Vorschrift des § 37 BDSG beschränkt sein.

Bitte wenden Sie sich unter den oben angegebenen Kontaktdaten an uns, wenn sie diese Rechte in Anspruch nehmen möchten.

5.5.8. Widerrufsrecht bezüglich datenschutzrechtlicher Einwilligung

Jede betroffene Person hat das Recht, eine Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

Der Widerruf kann postalisch, per E-Mail, per Fax oder auf einem anderen, von der ACK bereitgestellten Weg (z.B. ein entsprechender Link in einer E-Mail) erklärt werden.

Im Falle eines Widerrufs werden die gespeicherten Daten unverzüglich gelöscht, soweit die betroffene Person diesbezüglich nicht ausdrücklich in eine weitere Nutzung der Daten eingewilligt hat oder eine darüberhinausgehende Datenverwendung vorbehalten wurde, die gesetzlich erlaubt ist und über die die ACK informiert oder informiert hat.

5.5.9. Beschwerderecht

Jeder betroffenen Person steht gemäß Artikel 57 Absatz 1 Buchstabe f und Absatz 2 DSGVO das Recht zu, sich bei einer zuständigen Aufsichtsbehörde (vgl. Artikel 51 DSGVO) zu beschweren.

Zuständig für die ACK ist die Landesbeauftragte für Datenschutz- und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2 – 4, 40213 Düsseldorf.

5.6. Dauer der Speicherung bzw. Kriterien zur Festlegung der Speicherdauer

Sofern wir eine konkrete Speicherdauer für bestimmte personenbezogene Daten vorsehen, informieren wir hierüber im konkreten Einzelfall. Ist uns eine Angabe zur konkreten Dauer der Speicherung nicht möglich, informieren wird über die für die Festlegung der jeweiligen Speicherdauer maßgeblichen Kriterien.

Grundsätzlich bemisst sich Dauer der Speicherung personenbezogener Daten nach den jeweiligen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. So speichern wir bestimmte personenbezogene Daten beispielsweise für die Dauer handels- oder steuerrechtlich vorgeschriebener Aufbewahrungsfristen.

Soweit personenbezogene Daten etwa für die Abwehr oder Durchsetzung von Ansprüchen benötigt werden, erfolgt eine Speicherung bis zum Ablauf einschlägiger Verjährungsfristen, sofern nicht der Grund vorher wegfällt, oder aus anderen Gründen eine längere Speicherdauer in Betracht kommt.

Nach Ablauf der Fristen werden die entsprechenden Daten routinemäßig gelöscht, sofern sie nicht mehr zur Vertragsdurchführung oder Vertragsanbahnung erforderlich sind und/oder sofern unsererseits kein berechtigtes Interesse, auch zugunsten eines Dritten, an einer weiteren Speicherung mehr besteht.

5.7. Automatisierte Entscheidungsfindung/Profiling

Wir verzichten grundsätzlich auf automatisierte Entscheidungsfindungen/Profilings.

Soweit ausnahmsweise eine Bonitätsauskunft über eine natürliche Person eingeholt wird, werden wir die betroffene Person hierüber gesondert informieren.

5.8. Beabsichtigter Drittlandstransfer

Der europäische Verordnungsgeber sieht vor, dass betroffene Personen darüber informiert werden müssen, ob eine Absicht des Verantwortlichen besteht, die personenbezogenen Daten an einen Empfänger in einem Drittland oder einer internationalen Organisation zu übermitteln und ob ein Angemessenheitsbeschlusses vorhanden ist oder fehlt oder gleichwertige Garantien bestehen, einschließlich der Information, wie diese bezogen werden können.

Grundsätzlich erfolgt weder eine Übermittelung von personenbezogenen Daten durch die ACK in ein Drittland, noch ist eine solche beabsichtigt. Sollte dies abweichend von dem genannten Grundsatz im Einzelfall beabsichtigt sein oder erfolgen, werden wir die betroffenen Personen hierüber gesondert informieren.

6. Nutzung unseres Internetauftritts

Im Rahmen dieses Abschnitts möchten wir Sie detailliert darüber informieren, welche personenbezogenen Daten wir zu welchen Zwecken im Rahmen der Nutzung unserer Webseite verarbeiten.

Aus Sicherheitsgründen und zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten und anderer vertraulicher Inhalte werden diese Daten im Rahmen der Nutzung der Webseite verschlüsselt übertragen. Eine verschlüsselte Verbindung können Sie an der Zeichenfolge „https://“ und dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile erkennen.

6.1. Allgemeines zur Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen unserer Webseite

Im Rahmen Ihres informatorischen Besuchs unseres Internetauftritts, d.h. wenn Sie keine der Anmeldefunktionen nutzen oder uns anderweitig Informationen übermitteln, erfassen wir bei jedem Aufruf der Internetseite nur solche technischen Informationen, die Ihr Browser an unseren Server übermittelt. Folgende Informationen können dabei erfasst werden:

• Informationen über das zugreifende Gerät: Betriebssystem, Browser einschl. Versionsinformationen;
• Gegebenenfalls: die Internetseite, von der aus auf unseren Internetauftritt weitergeleitet wurde (Referrer-Informationen);
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs;
• IP(Internet Protocol)-Adresse des Geräts, mit dem auf unseren Internetauftritt zugegriffen wird; die IP-Adresse wird nur auf 2 Bytes beschränkt erfasst (z.B. „192.168.xxx.xxx“);
• Dateianfrage.

Die Informationen werden im Rahmen eines automatisch generierten Logfiles auf unseren Servern gespeichert. Wir ziehen aus den erhobenen Informationen keine Rückschlüsse auf die Identität des Besuchers.

Die Informationen nutzen wir zur Optimierung der Darstellung des Internetauftritts, Optimierung der Funktionen und Inhalte des Internetauftritts und zur statistischen Auswertung von Zugriffszahlen auf unsere Webseite oder bestimmte Inhalte. Im Falle eines Hackerangriffs auf unsere Webseite können notwendige Daten den Strafverfolgungsbehörden zur Verfügung gestellt werden.

Als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Informationen kommen in Betracht:

• Verarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen (Artikel 6 Abs. 1 lit. f DSGVO): Berechtigte Interessen sind die Steigerung der Zufriedenheit der Besucher und Verbesserung der Dienstleistungen und Produkte der ACK;
• Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung (Artikel 6 Abs. 1 lit. c DSGVO), soweit wir gegenüber Strafverfolgungs- oder Ordnungsbehörden oder auf zivilrechtlicher Grundlage zur Herausgabe verpflichtet sind.

Empfänger der Daten können unsere Gesellschafter oder Organisationspartner, oder, bei Vorliegen der jeweiligen Voraussetzungen, Strafverfolgungs- oder Ordnungsbehörden oder vergleichbare Stellen zur Abwehr und Verhinderung von Missbrauch unseres Internetauftritts sein.

Die Bereitstellung der Informationen ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben oder für einen Vertragsabschluss erforderlich und es besteht keine Pflicht, die personenbezogenen Daten bereitzustellen. Bitte beachten Sie jedoch, dass Informationen im Rahmen eines Besuchs unseres Internetauftritts automatisch erhoben werden. Unterbinden Sie – beispielsweise mit Hilfe entsprechender Tools – die Bereitstellung der Daten (z.B. die Übermittlung der Bildschirmgröße, des verwendeten Geräts oder des genutzten Browsers), können bestimmte Funktionen unseres Internetauftritts nicht mehr richtig angezeigt oder genutzt werden.

Logfiles werden nach sieben Tagen automatisch gelöscht, sofern nicht im Falle von Verstößen eine längere Speicherdauer zur Aufklärung und Durchsetzung von Ansprüchen sowie zur Strafverfolgung erforderlich ist.

Ihnen stehen unter den näher beschriebenen Voraussetzungen die in Ziffer 5.5 genannten Betroffenenrechte zu.

6.2. Cookies

Auf einigen unserer Seiten verwenden wir sog. „Session-Cookies“, um Ihnen die Nutzung unserer Webseiten zu erleichtern. Bei Cookies handelt es sich um kleine Textdateien, die nur für die Dauer Ihres Besuchs unserer Webseite auf Ihrer Festplatte hinterlegt werden: Die Cookies werden automatisch gelöscht nach 30 Minuten Inaktivität oder beim Schließen des Browsers, falls dies in den Einstellungen ihres Browsers so vorgesehen ist.

Cookies beeinträchtigen nicht Ihren PC oder die darauf gespeicherten Daten. Durch Cookies erfolgt kein Zugriff auf Inhalte Ihrer Festplatte.

Die Bereitstellung der Informationen ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben oder für einen Vertragsabschluss erforderlich und es besteht keine Pflicht, die personenbezogenen Daten bereitzustellen. Sollten Sie eine Verwendung von Cookies nicht wünschen, können Sie von der Möglichkeit Ihres Internetbrowsers, das Setzen von Cookies zu deaktivieren und dem Einsatz von Cookies damit dauerhaft zu widersprechen, Gebrauch machen. Bereits gespeicherte Cookies können Sie jederzeit über die entsprechende Option in Ihrem Internetbrowser oder mit Hilfe anderer Softwareprogramme löschen.

Wir weisen vorsorglich darauf hin, dass unter Umständen nicht mehr alle Funktionen unserer Internetseite zur Verfügung stehen, wenn Sie von der Möglichkeit Gebrauch machen, das Setzen von Cookies zu deaktivieren.

Soweit wir personenbezogene Daten mit Hilfe der Cookies verarbeiten, erfolgt dies zur Wahrung der oben genannten berechtigter Interessen gemäß Artikel 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Ihnen stehen unter den näher beschriebenen Voraussetzungen die in Ziffer 5.5 genannten Betroffenenrechte zu.

6.3. Webanalytik

Auf dieser Website nutzen wir den Open-Source Webanalysedienst „Matomo“ (www.matomo.org). Dieser sammelt und speichert Daten auf Basis unseres berechtigten Interesses an der statistischen Analyse des Nutzerverhaltens zu Optimierungs- und Marketingzwecken gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Aus diesen Daten können zum selben Zweck anonymisierte Nutzungsprofile erstellt und ausgewertet werden.

Hierzu können Cookies eingesetzt werden, die unter anderem die Wiedererkennung des Internet-Browsers ermöglichen. Die durch das Cookie erzeugten Informationen im pseudonymen Nutzerprofil werden nicht dazu benutzt, den Besucher dieser Website persönlich zu identifizieren und nicht mit personenbezogenen Daten über den Träger des Pseudonyms zusammengeführt. Bei der Erfassung dieser Daten wird die IP-Adresse anonymisiert (z.B. 192.168.xxx.xxx).

Die mit der Matomo-Technologie erhobenen Daten (einschließlich Ihrer anonymisierten IP-Adresse) werden auf unseren Servern verarbeitet und in Besucher-Logs für 90 Tage gespeichert. Alte Daten werden nach einer Woche gelöscht.

Wenn Sie mit der Speicherung und Auswertung dieser Daten aus Ihrem Besuch nicht einverstanden sind, dann können Sie der Speicherung und Nutzung nachfolgend durch Anklicken des folgenden Links jederzeit widersprechen. In diesem Fall wird in Ihrem Browser ein sog. Opt-Out-Cookie abgelegt, was zur Folge hat, dass Matomo keinerlei Sitzungsdaten erhebt. Bitte beachten Sie, dass die vollständige Löschung Ihrer Cookies zur Folge hat, dass auch das Opt-Out-Cookie gelöscht wird und ggf. von Ihnen erneut aktiviert werden muss.

6.4. Kontaktaufnahme und Kontaktaufnahmeformular

Wir bieten Ihnen auf unserer Webseite die Möglichkeit, auf verschiedenen Wegen mit uns Kontakt aufzunehmen. Sie können zwischen einer Kontaktaufnahme per E-Mail, per Fax oder per Telefon wählen.

Im Rahmen einer Kontaktaufnahme per E-Mail erheben wir die von Ihnen mitgeteilten Daten, insbesondere Ihre E-Mail-Adresse und, sofern angegeben, den angegebenen Namen und eine Telefonnummer, darüber hinaus gegebenenfalls das Datum und die Uhrzeit der Kontaktaufnahme, sowie weitere von Ihnen mitgeteilte Informationen, um Ihr Anliegen bearbeiten zu können.

Sofern Sie uns über die auf unserer Webseite angegebene Telefon- oder Faxnummer kontaktieren, erheben wir die dabei von Ihnen mitgeteilten Daten, insbesondere Ihre Telefon- und/oder Faxnummer, das Datum und die Uhrzeit der Kontaktaufnahme, sowie weitere von Ihnen mitgeteilte Informationen, um Ihr Anliegen bearbeiten zu können.

Wir verarbeiten die Daten zur Wahrung berechtigter Interessen gemäß Artikel 6 Abs. 1 lit. f DSGVO als Rechtsgrundlage. Dabei ist unser berechtigtes Interesse in der Bereitstellung von Serviceleistungen und möglichen Erweiterung unseres Kundenkreises zu sehen. Wenn Sie uns mit Bezug auf ein konkretes Vertragsverhältnis oder die Anbahnung eines Vertragsverhältnisses kontaktieren, können wir die Verarbeitung zudem auf Artikel 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Vertragserfüllung oder im Rahmen einer vorvertraglichen Maßnahme stützen.

Die Bereitstellung der Informationen ist grundsätzlich weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben, noch für einen Vertragsabschluss erforderlich. Auch besteht keine Bereitstellungpflicht. Wenn Sie uns bestimmte Informationen nicht übermitteln, können wir Ihre Anfrage gegebenenfalls nicht oder nur eingeschränkt bearbeiten. Ausnahmsweise kann es aus rechtlichen Gründen erforderlich sein, dass Sie uns bestimmte Informationen bereitstellen, um etwa Erklärungen mit rechtsverbindlicher Wirkung, beispielsweise zum Abschluss oder der Durchführung eines Vertrages, bearbeiten zu können.

Im Rahmen der Kontaktaufnahme bzw. -anfrage erhobene Daten werden so lange gespeichert, wie deren Bearbeitung und hieraus möglicherweise folgender Maßnahmen dies erforderlich machen. Wir löschen die Daten, nachdem eine Speicherung nicht mehr erforderlich ist oder schränken die Verarbeitung ein, falls gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

Ihnen stehen unter den näher beschriebenen Voraussetzungen die in Ziffer 5.5 genannten Betroffenenrechte zu.

6.5. Organisationsfunktionen Kolloquium

Auf unserer Webseite bieten wir Ihnen zahlreiche Möglichkeiten, um sich als Teilnehmer oder Anbieter für das Kolloquium und die jeweiligen Veranstaltungselemente anzumelden oder Leistungen zu buchen. Dabei erheben wir personenbezogene Daten.

Bitte beachten Sie, dass Ihnen in allen nachfolgend beschrieben Fällen die in Ziffer 5.5 genannten Betroffenenrechte unter den näher beschriebenen Voraussetzungen zustehen. Soweit die Anmeldung und Übermittlung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten nicht durch Sie selbst veranlasst wurde (beispielsweise, wenn die Anmeldung von einer dritten Person in Ihrem Auftrag durchgeführt wird), erhalten wir die angegebenen Daten von dieser dritten Person. Im Einzelfall bedienen wir uns zur Korrektur fehlerhafter oder Vervollständigung unvollständiger Angaben öffentlich zugänglicher Quellen, wie insbesondere der Recherche mit einer Internetsuchmaschine oder im Telefonbuch oder den „Gelben Seiten“.

Die Anmelde- und Bestellfunktionen erfordern im Rahmen des Vertragsabschlusses die Angabe bestimmter personenbezogener Daten, die zur Vertragsdurchführung benötigt werden. Die notwendigen Pflichtangaben sind mit Hilfe eines Sternchens gesondert markiert. Weitere Angaben sind nur in bestimmten Fällen erforderlich oder freiwillig.

Die Bereitstellung der Daten im Rahmen der Anmelde- und Bestellfunktionen ist in der Regel für einen Vertragsabschluss, oder um eine Berechtigung etwa für Vergünstigungen prüfen zu können, erforderlich. Im Übrigen bestehen jedoch grundsätzlich keine Bereitstellungspflichten. Wir weisen jedoch darauf hin, dass Ihnen möglicherweise nicht alle Funktionen oder Serviceleistungen der ACK zur Verfügung stehen.

Die erhobenen Daten, die für einen Vertragsabschluss oder die Vertragsdurchführung erforderlich sind, werden für die Dauer des Vertrages und – soweit sie zur Durchsetzung oder Abwehr von Ansprüchen benötigt werden – in der Regel für die Dauer der Durchsetzung oder Abwehr der Ansprüche innerhalb der gesetzlichen Verjährungsfristen verwendet, sofern nicht handels- oder steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen eine längere Aufbewahrung erfordern oder aus anderen Gründen eine längere Speicherdauer in Betracht kommt. Andere Daten speichern wir grundsätzlich so lange, wie dies für die Erfüllung der Zwecke erforderlich ist, insbesondere solange wir die Daten zur Wahrung berechtigter Interessen nutzen. Sie werden unverzüglich gelöscht, wenn der Anlass wegfällt oder der Zweck erfüllt ist, sofern nicht aus anderen Gründen eine längere Speicherdauer in Betracht kommt.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung (einschließlich Profiling) findet nicht statt.

6.5.1. Registrierung Anmeldeportal für Teilnehmer

Wir bieten Ihnen auf unserer Webseite die Möglichkeit, ein Nutzerprofil in unserem Anmeldeportal anzulegen. In Ihrem Nutzerprofil können Sie bestimmte Daten hinterlegen, die Ihnen künftige Anmeldungen oder Sammelanmeldungen erleichtern. Bitte beachten Sie, dass Sie Ihre Teilnehmeranmeldung stets auch über einen Gastzugang durchführen können.

Wenn Sie in unserem Anmeldeportal ein Profil anlegen, verarbeiten wir nachfolgend aufgeführte Daten, um das Nutzerprofil anzulegen und hierüber Teilnehmeranmeldungen zu ermöglichen:

• Name
• E-Mail-Adresse
• Ihr selbst gewähltes Passwort
• Ihren frei wählbaren Nutzernamen

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Artikel 6 Abs. 1 lif. a DSGVO.

Um alle Funktionen des Portals nutzen zu können, insbesondere Sammelanmeldungen zu ermöglichen und künftige Anmeldungen zu vereinfachen, verarbeiten wir weitere von Ihnen bereitgestellte Daten:

• Name
• Firma
• Rechnungsdaten

Ihre Angaben können Sie im geschützten Portalsbereich verwalten und ändern. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Nutzerprofile, die über mehrere Veranstaltungsjahre nicht genutzt wurden, werden einschließlich der darin gespeicherten Daten von uns gelöscht.

6.5.2.    Anmeldung zur Teilnahme an der Veranstaltung

Für die Teilnahme an unserer Veranstaltung bieten wir verschiedene Optionen/Möglichkeiten an. Die jeweils zu den genannten Zwecken erhobenen Daten sind in der nachfolgenden Übersicht dargestellt (freiwillige Angaben jedoch nur, sofern diese von Ihnen bereitgestellt wurden):

Zum Abschluss und zur Durchführung des Vertrags über die Teilnahme an der Veranstaltung einschließlich Abrechnung und Prüfung der Berechtigung zu Vergünstigungen, zur Organisation der Veranstaltung und – gegebenenfalls – zur Aufnahme auf die Warteliste:

Daten	Teilnehmer (Vollzahler)	Teilnehmer (Hochschule)	Standbetreuer	Presse	Sessionsleiter	Gasthörer
Name, Titel (optional), Firma, Anschrift	x	x	x	x	x	x
Abweichende Rechnungsadresse, Empfänger (optional)	x	x	x	x
Gebuchte Leistungen	x	x	x	x	x
Gewählte Zahlungsart	x	x	x
Hochschulausweis		x
Presseausweis				x
Angaben zu Begleitperson (optional)	x	x	x	x	x
Lieferantennummer, Steuernummer, Bestellnummer (optional)	x	x	x	x
Angaben zu Publikationsabsicht				x
Sichtausweisnummer						x

Rechtsgrundlage hierfür ist Artikel 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bzw. Artikel 6 Abs. 1 lit. f. DSGVO, soweit wir die Angaben zur Wahrung unserer berechtigten Interessen benötigen, um Ihnen die Vertragsdurchführung und Abrechnung und die Teilnahme an der Veranstaltung so komfortabel wie möglich zu gestalten, oder soweit wir die Angaben zur Wahrung unserer berechtigten Interessen benötigen, um Ihnen die Möglichkeit einer kostenfreien oder vergünstigten Teilnahme anbieten zu können.

Zusätzlich zur Rechnungsstellung und Zuordnung in unserer Datenbank zur eindeutigen Zuordnung der Person (z.B. bei Namensgleichheit):

Daten	Teilnehmer (Vollzahler)	Teilnehmer (Hochschule)	Standbetreuer	Presse	Sessionsleiter	Gasthörer
Angaben zu früherer Teilnahme, Kundennummer, ggf. ehemalige Firma	x	x	x	x

Rechtsgrundlage hierfür ist Artikel 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, soweit wir die Angaben zur Wahrung unserer berechtigten Interessen benötigen, um Ihnen eine reibungslose Abrechnung zu ermöglichen und eine Zersplitterung unserer Datensätze zu vermeiden.

Zum Abdruck auf dem Namensschild für die Veranstaltung:

Daten	Teilnehmer (Vollzahler)	Teilnehmer (Hochschule)	Standbetreuer	Presse	Sessionsleiter	Gasthörer
Name, Firma des Teilnehmers	x	x	x	x	x	x
Bei Teilnahme einer Begleitperson: Name der Begleitperson	x	x	x		x

Rechtsgrundlage hierfür ist Artikel 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, soweit Sie hierzu Ihre Einwilligung erteilt haben. Daneben stützen wir die Verarbeitung auf Artikel 6 Abs. 1 lit. f DSGVO als Rechtsgrundlage, soweit wir Angaben zur Wahrung unserer berechtigten Interessen benötigen, um im Rahmen der Veranstaltung den persönlichen Austausch der Teilnehmer zu ermöglichen. Das Tragen des Namensschilds dient der Zutrittskontrolle und ist verpflichtend.

Zur Kontaktaufnahme:

Daten	Teilnehmer (Vollzahler)	Teilnehmer (Hochschule)	Standbetreuer	Presse	Sessionsleiter	Gasthörer
Name, E-Mail-Adresse	x	x	x	x	x	x
Telefonnummer (optional)	x	x	x	x	x

Rechtsgrundlage hierfür ist Artikel 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Den Namen, Titel, die Firma und Firmenanschrift von Sessionsleitern verarbeiten wir zum Abdruck im Programmheft und zur Veröffentlichung des Programmhefts als PDF-Datei auf der Webseite.

Rechtsgrundlage hierfür ist Artikel 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, soweit Sie hierzu Ihre Einwilligung erteilt haben. Daneben stützen wir die Verarbeitung auf Artikel 6 Abs. 1 lit. f DSGVO als Rechtsgrundlage, soweit wir Angaben zur Wahrung unserer berechtigten Interessen benötigen, um eine Information unserer Teilnehmer und den persönlichen Austausch auch im Anschluss an die Veranstaltung zu ermöglichen.

Sofern vom Teilnehmer (Vollzahler, Hochschule, Standbetreuer, Presse, Sessionsleiter oder Gasthörer) die entsprechende Serviceleistung gebucht wurde, verarbeiten wir die Namen, den Titel, die Firma und Firmenanschrift zum Abdruck im Teilnehmerverzeichnis.

Rechtsgrundlage hierfür ist Artikel 6 Abs. 1 lit b DSGVO.

6.5.3. Referenten: Call for Papers, Anmeldung und Vortragsbestätigung

Wenn Sie die „Call for Papers“-Funktion nutzen, verarbeiten wir die nachfolgend aufgeführten Daten zu den jeweils genannten Zwecken (freiwillige Angaben jedoch nur, sofern diese von Ihnen bereitgestellt wurden):

Zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens zur Aufnahme ins Vortragsprogramm und zur Programmorganisation:

• Name des Referenten
• Angaben zum Vortragstitel
• Themengebiet
• Optional: Name(n) des(der) Co-Autor(en)
• Optional: Kommentar

Rechtsgrundlage hierfür ist vorrangig Artikel 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Außerdem ist Artikel 6 Abs. 1 lit. f. DSGVO als Rechtsgrundlage einschlägig, soweit wir die Angaben zur Wahrung unserer berechtigten Interessen benötigen, um ein abwechslungsreiches und ausgewähltes Vortragsprogramm im Rahmen der Veranstaltung anbieten zu können.

Wenn wir Ihren Vortrag für die Veranstaltung angenommen haben, erhalten Sie eine Bestätigung per E-Mail. Sie können dann das Formular zur Anmeldung als Referent nutzen. In diesem Zusammenhang verarbeiten wir die nachfolgend aufgeführten Daten zu den jeweils genannten Zwecken (freiwillige Angaben jedoch nur, sofern diese von Ihnen bereitgestellt wurden):

Zur Aufnahme des Vortrags als bestätigter Vortrag in das Programm, für die Programmorganisation und zur Übermittlung an Dolmetscher:

• Vortrags-ID für Bestätigung
• Name des Referenten
• Firma
• Angaben zum Vortragstitel
• Optional: Name(n) des(der) Co-Autor(en)

Rechtsgrundlage hierfür ist Artikel 6 Abs. 1 lit. f. DSGVO, soweit wir die Angaben zur Wahrung unserer berechtigten Interessen benötigen, um Ihnen eine reibungslose Veranstaltungsorganisation und Durchführung zu ermöglichen und anderen Teilnehmern die Information über das Programm zu ermöglichen.

Für den Abdruck in Printprodukten und Veröffentlichung auf der Webseite und für die Liste der Referenten:

• Name Referent
• Firma, Firmenadresse
• Angaben zum Vortragstitel
• Optional: Angaben zu Co-Autor(en)

Rechtsgrundlage hierfür ist Artikel 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, soweit Sie hierzu Ihre Einwilligung erteilt haben. Daneben stützen wir die Verarbeitung auf Artikel 6 Abs. 1 lit. f DSGVO als Rechtsgrundlage, soweit wir Angaben zur Wahrung unserer berechtigten Interessen benötigen, um eine Information unserer Teilnehmer und den persönlichen Austausch auch im Anschluss an die Veranstaltung zu ermöglichen.

Um mit Ihnen Kontakt aufnehmen zu können:

• Name, Firma, Abteilung (optional), Telefon, Mobilnummer, E-Mail
• Optional: Kontaktdaten der Co-Autoren

Rechtsgrundlage hierfür ist Artikel 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Um das Vertragsverhältnis begründen, durchführen und abrechnen zu können:

• Name des Referenten u. gebuchte Leistungen
• Anschrift
• Optional: Bestellnummer, Lieferantennummer, Steuernummer
• Optional: Zahlungsart
• Optional: Begleitperson
• Optional: abweichende Rechnungsadresse

Rechtsgrundlage hierfür ist vorrangig Artikel 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Außerdem ist Artikel 6 Abs. 1 lit. f. DSGVO als Rechtsgrundlage einschlägig, soweit wir die Angaben zur Wahrung unserer berechtigten Interessen benötigen, um Ihnen die Vertragsdurchführung und Abrechnung so komfortabel wie möglich zu gestalten.

Zur Zuordnung des Referenten, für die Informationen für Sessionsleiter, die Aufnahme in das Vortragsprogramm sowie zur Identifikation vor Ort

• Lebenslauf Referent m. Angaben zu Name, Firma, E-Mail, Ausbildung und berufliche Stationen und Situation
• Foto des Referenten

Rechtsgrundlage hierfür ist Artikel 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, soweit Sie hierzu Ihre Einwilligung erteilt haben. Daneben stützen wir die Verarbeitung auf Artikel 6 Abs. 1 lit. f DSGVO als Rechtsgrundlage, soweit wir Angaben zur Wahrung unserer berechtigten Interessen benötigen, um eine reibungslose Veranstaltungsdurchführung zu ermöglichen.

Um die Technikanforderungen umsetzen und sicherstellen zu können:

• Name, Firma
• Verwendete Hard- und Software

Rechtsgrundlage hierfür ist Artikel 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, soweit wir die Informationen zur Wahrung unserer berechtigten Interessen benötigen, um eine reibungslose Veranstaltung sicherstellen zu können.

6.5.4. Postersession: Einreichung, Anmeldung und Bestätigung

Wenn Sie einen Beitrag zu der Postersession einreichen, verarbeiten wir die nachfolgend aufgeführten Daten zu den jeweils genannten Zwecken (freiwillige Angaben jedoch nur, sofern diese von Ihnen bereitgestellt wurden):

Zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens zur Aufnahme ins Vortragsprogramm und zur Programmorganisation:

• Name des Betreuers
• Angaben zum Postertitel
• Themengebiet
• Optional: Kommentar

Rechtsgrundlage hierfür ist vorrangig Artikel 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Außerdem ist Artikel 6 Abs. 1 lit. f. DSGVO als Rechtsgrundlage einschlägig, soweit wir die Angaben zur Wahrung unserer berechtigten Interessen benötigen, um ein abwechslungsreiches und ausgewähltes Vortragsprogramm im Rahmen der Veranstaltung anbieten zu können.

Wenn wir Ihr Poster für die Veranstaltung angenommen haben, erhalten Sie eine Bestätigung per E-Mail. Sie können dann das Formular zur Anmeldung als Posterbetreuer nutzen. In diesem Zusammenhang verarbeiten wir die nachfolgend aufgeführten Daten zu den jeweils genannten Zwecken (freiwillige Angaben jedoch nur, sofern diese von Ihnen bereitgestellt wurden):

Zur Aufnahme des Posters als bestätigtes Poster in das Programm und für die Programmorganisation: 

• Poster-ID für Bestätigung
• Name des Betreuers
• Hochschule
• Angaben zum Postertitel

Rechtsgrundlage hierfür ist Artikel 6 Abs. 1 lit. f. DSGVO, soweit wir die Angaben zur Wahrung unserer berechtigten Interessen benötigen, um Ihnen eine reibungslose Veranstaltungsorganisation und Durchführung zu ermöglichen und anderen Teilnehmern die Information über das Programm zu ermöglichen.

Für den Abdruck in Printprodukten und Veröffentlichung auf der Webseite:

• Name des Betreuers
• Hochschule, Hochschuladresse
• Angaben zum Postertitel

Rechtsgrundlage hierfür ist Artikel 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, soweit Sie hierzu Ihre Einwilligung erteilt haben. Daneben stützen wir die Verarbeitung auf Artikel 6 Abs. 1 lit. f DSGVO als Rechtsgrundlage, soweit wir Angaben zur Wahrung unserer berechtigten Interessen benötigen, um eine Information unserer Teilnehmer und den persönlichen Austausch auch im Anschluss an die Veranstaltung zu ermöglichen.

Um mit Ihnen Kontakt aufnehmen zu können:

• Name, Hochschule, Abteilung (optional), Telefon, Mobilnummer, E-Mail

Rechtsgrundlage hierfür ist Artikel 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Um das Vertragsverhältnis begründen, durchführen und abrechnen zu können:

• Name des Betreuers u. gebuchte Leistungen
• Anschrift
• Optional: Bestellnummer, Lieferantennummer, Steuernummer
• Optional: Zahlungsart
• Optional: Begleitperson
• Optional: abweichende Rechnungsadresse

Rechtsgrundlage hierfür ist vorrangig Artikel 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Außerdem ist Artikel 6 Abs. 1 lit. f. DSGVO als Rechtsgrundlage einschlägig, soweit wir die Angaben zur Wahrung unserer berechtigten Interessen benötigen, um Ihnen die Vertragsdurchführung und Abrechnung so komfortabel wie möglich zu gestalten.

6.5.5. Anmeldung Sponsoren

Wenn Sie sich als Sponsor anmelden, verarbeiten wir die nachfolgend aufgeführten Daten zu den jeweils genannten Zwecken (freiwillige Angaben jedoch nur, sofern diese von Ihnen bereitgestellt wurden):

Zum Abschluss und zur Durchführung der Sponsorenvereinbarung einschließlich Abrechnung:

• Firma, Logo, Kommentar
• Rechnungsadresse
• Optional: Bestellnummer, Lieferantennummer, Steuernummer

Rechtsgrundlage hierfür ist Artikel 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bzw. Artikel 6 Abs. lit. f. DSGVO, soweit wir die Angaben zur Wahrung unserer berechtigten Interessen benötigen, Ihnen die Vertragsdurchführung und Abrechnung so komfortabel wie möglich zu gestalten.

Um mit Ihnen Kontakt aufnehmen zu können:

• Name Ansprechpartner, E-Mail, Telefon

Rechtsgrundlage hierfür ist Artikel 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

6.5.6. Anmeldung Aussteller oder Bestellung Standfläche Teststrecke

Wenn Sie sich als Aussteller anmelden oder eine Standfläche auf der Teststrecke bestellen, verarbeiten wir die nachfolgend aufgeführten Daten zu den jeweils genannten Zwecken (freiwillige Angaben jedoch nur, sofern diese von Ihnen bereitgestellt wurden):

Zum Abschluss und zur Durchführung des Vertragsverhältnisses einschließlich Abrechnung:

• Firma, Adresse, Daten Kontaktperson
• Optional: abweichende Rechnungsadresse
• Angaben zu Ausstellungsfläche
• für Start-Ups: Gründungsjahr und Mitarbeiterzahl
• Optional: Lieferantennummer, Steuernummer, Bestellnummer

Rechtsgrundlage hierfür ist Artikel 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bzw. Artikel 6 Abs. lit. f. DSGVO, soweit wir die Angaben zur Wahrung unserer berechtigten Interessen benötigen, um Ihnen die Vertragsdurchführung und Abrechnung und die Teilnahme an der Veranstaltung so komfortabel wie möglich zu gestalten.

Um mit Ihnen Kontakt aufnehmen zu können:

• Name, Firma, Abteilung (optional), Telefon (optional), Mobilnummer (für die Kontaktaufnahme vor Ort), E-Mail Kontaktperson

Rechtsgrundlage hierfür ist Artikel 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Um Sie als Aussteller in unseren Printprodukten abzudrucken und auf der Webseite aufzuführen:

• Firma

Rechtsgrundlage hierfür ist Artikel 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, soweit Sie hierzu Ihre Einwilligung erteilt haben. Daneben stützen wir die Verarbeitung auf Artikel 6 Abs. 1 lit. f DSGVO als Rechtsgrundlage, soweit wir Angaben zur Wahrung unserer berechtigten Interessen benötigen, um eine umfassende Information über unsere Veranstaltung und den Teilnehmern die Kontaktaufnahme mit Ausstellern zu ermöglichen.

6.5.7. Anmeldung von Teststreckenexponaten

Wenn Sie ein Teststreckenexponat anmelden, verarbeiten wir die nachfolgend aufgeführten Daten zu den jeweils genannten Zwecken (freiwillige Angaben jedoch nur, sofern diese von Ihnen bereitgestellt wurden):

Zur Veranstaltungsplanung/-organisation und Vertragsabwicklung:

• Daten Kontaktperson, Firma
• Anschrift
• Versicherungsinformationen
• Weitere organisatorische Angaben

Rechtsgrundlage hierfür ist Artikel 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bzw. Artikel 6 Abs. lit. f. DSGVO, soweit wir die Angaben zur Wahrung unserer berechtigten Interessen benötigen, um eine reibungslose und sichere Veranstaltung durchführen zu können.

Um mit Ihnen Kontakt aufnehmen zu können:

• Name, Firma, Anschrift, Telefon (optional), Mobilnummer (für die Kontaktaufnahme vor Ort), E-Mail

Rechtsgrundlage hierfür ist Artikel 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Zur Auswahl der auszustellenden Exponate:

• Angaben zum Exponat
• Weitere exponatbezogene Angaben

Rechtsgrundlage hierfür ist Artikel 6 Abs. 1 lit. f. DSGVO, soweit wir die Angaben zur Wahrung unserer berechtigten Interessen benötigen, um ein abwechslungsreiches Veranstaltungsangebot anbieten zu können.

Für den Abdruck in Printprodukten:

• Firma
• Angaben zum Exponat

Rechtsgrundlage hierfür ist Artikel 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, soweit Sie hierzu Ihre Einwilligung erteilt haben. Daneben stützen wir die Verarbeitung auf Artikel 6 Abs. 1 lit. f DSGVO als Rechtsgrundlage, soweit wir Angaben zur Wahrung unserer berechtigten Interessen benötigen, um eine umfassende Information über unsere Veranstaltung und den Teilnehmern die Kontaktaufnahme mit Ausstellern zu ermöglichen.

6.5.8. Bestellung Tagungsunterlagen, Tascheneinlagen, Werbeanzeige

Wenn Sie Tagungsunterlagen, Tascheneinlagen oder Werbeanzeigen bestellen, verarbeiten wir die nachfolgend aufgeführten Daten zu den jeweils genannten Zwecken (freiwillige Angaben jedoch nur, sofern diese von Ihnen bereitgestellt wurden):

Zum Abschluss und zur Durchführung der Bestellung einschließlich Abrechnung:

• Name, Rechnungsadresse/Anschrift
• Firma
• Optional: Abteilung, Position
• Optional: Steuernummer, Lieferantennummer, Bestellnummer
• Optional: Abweichende Lieferadresse
• Angaben zu gewünschten Leistungen
• Zahlungsart und Rechnungsdaten
• Übermittelte Angaben im Rahmen eines Dateiuploads

Die jeweils erhobenen Angaben hängen von der bestellten Leistung ab.

Rechtsgrundlage hierfür ist Artikel 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bzw. Artikel 6 Abs. lit. f. DSGVO, soweit wir die Angaben zur Wahrung unserer berechtigten Interessen benötigen, Ihnen die Vertragsdurchführung und Abrechnung so komfortabel wie möglich zu gestalten.

Um mit Ihnen Kontakt aufnehmen zu können:

• Name
• E-Mail

Rechtsgrundlage hierfür ist Artikel 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

6.5.9. Arbeitsrechtlicher Erfassungsbogen

Wenn Sie sich als Mitarbeiter für die Veranstaltung interessieren, benötigen wir von Ihnen einen ausgefüllten arbeitsrechtlichen Erfassungsbogen. Wir verarbeiten in diesem Zusammenhang die nachfolgend aufgeführten Daten zu den jeweils genannten Zwecken (freiwillige Angaben jedoch nur, sofern diese von Ihnen bereitgestellt wurden):

Zur Entscheidung über die Begründung eines Arbeitsverhältnisses, nach Begründung eines Arbeitsverhältnisses für die Durchführung oder Beendigung und zur Ausübung oder Erfüllung, gesetzlicher, vertraglicher oder anderer einschlägiger Rechte und Pflichten:

• Name, Anschrift, Geburtsdatum u. –ort, Staatsangehörigkeit
• Steuer-ID, Sozialversicherungsnummer und Kopie Sozialversicherungsausweis
• Angaben zur Krankenversicherung
• Weitere arbeitsrechtlich erforderliche Angaben
• Studierendeneigenschaft nebst Nachweisen
• Bankverbindung

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist § 26 BDSG in der ab 25.05.2018 geltenden Fassung.

Um mit Ihnen Kontakt aufnehmen zu können:

• E-Mail, Telefon

Rechtsgrundlage hierfür ist Artikel 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Um Sie vor Ort als Mitarbeiter identifizieren zu können:

• Passfoto

Rechtsgrundlage hierfür ist Artikel 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, soweit wir die Daten zur Wahrung unserer berechtigten Interessen verarbeiten, um eine reibungslose Veranstaltungsorganisation zu ermöglichen.

6.5.10. Bewerbung Studierendenförderung

Wenn Sie sich für die Studierendenförderung bewerben, verarbeiten wir die nachfolgend aufgeführten Daten zu den jeweils genannten Zwecken (freiwillige Angaben jedoch nur, sofern diese von Ihnen bereitgestellt wurden):

Zur Durchführung des Bewerbungs- und Auswahlverfahrens:

• Name
• Studienbezogene Angaben
• Immatrikulation nebst Nachweisen
• Angaben zu vergangener Förderung

Rechtsgrundlage hierfür ist vorrangig Artikel 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Außerdem ist Artikel 6 Abs. 1 lit. f. DSGVO als Rechtsgrundlage einschlägig, soweit wir die Angaben zur Wahrung unserer berechtigten Interessen benötigen, um Ihnen die Möglichkeit der Teilnahme als geförderter Teilnehmer anbieten zu können.

Voraussetzung für die Teilnahme als geförderter Studierender ist die Teilnahme an einem Gruppenfototermin als Unterstützungsleistung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit. Die Fotos verarbeiten wir auf Grundlage von Artikel 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Um mit Ihnen Kontakt aufnehmen zu können:

• Name, E-Mail-Adresse, Mobilnummer (optional)

Rechtsgrundlage hierfür ist Artikel 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

6.5.11. Feedbackfunktionen

Um unser Angebot im Rahmen künftiger Veranstaltungen stetig zu verbessern, bieten wir die Möglichkeit, über Bewertungsbögen Rückmeldung zu verschiedenen Veranstaltungsaspekten und –leistungen zu geben („Feedbackfunktionen“). Die im Rahmen dieser Feedbackfunktionen übermittelten Informationen erheben wir anonym, das heißt, ohne Möglichkeit, Rückschluss auf eine bestimmte oder bestimmbare Person zu ziehen.

7. Bildaufnahmen während der Veranstaltung

Während des Aachen Colloquium Sustainable Mobility werden von Referent(inn)en und Teilnehmer(inne)n Bildaufnahmen durch von uns beauftragte Fotografen angefertigt, die nach sorgfältiger Sichtung zu Zwecken der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit und der Bewerbung zukünftiger gleichartiger Veranstaltungen in Printprodukten und in Online-Auftritten verwendet und zu diesen Zwecken auch an Dritte weitergegeben werden können, soweit Sie als betroffene Person nicht im Einzelfall widersprechen.

Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. f der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Weitere Informationen finden Sie vor Ort im Rahmen der Veranstaltung.

8. Transparenzinformationen zur generellen Kommunikation mit der ACK

Hiermit informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, wenn Sie unabhängig von den Funktionen unserer Webseite mit uns mittels E-Mail, per Fax oder per Telefon in Kontakt treten oder auf diesen Wegen mit uns oder unseren Mitarbeitern kommunizieren (generelle Kommunikation).

Im Rahmen der generellen Kommunikation per E-Mail erheben wir die von Ihnen mitgeteilten Daten, insbesondere Ihre E-Mail-Adresse und, sofern angegeben, den angegebenen Namen und eine Telefonnummer, darüber hinaus gegebenenfalls das Datum und die Uhrzeit der Kontaktaufnahme, sowie weitere von Ihnen mitgeteilte Informationen, um Ihr Anliegen bearbeiten zu können.

Sofern Sie uns telefonisch oder per Fax kontaktieren, erheben wir die dabei von Ihnen mitgeteilten Daten, insbesondere Ihre Telefon- und/oder Faxnummer, das Datum und die Uhrzeit der Kontaktaufnahme, sowie weitere von Ihnen mitgeteilte Informationen, um Ihr Anliegen bearbeiten zu können.

Wir verarbeiten die Daten allgemein zur Durchführung eines Vertrages oder für vorvertragliche Maßnahmen gemäß Artikel 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, wenn die Informationen anlässlich eines Vertrages oder einer Vertragsanbahnung mitgeteilt werden (beispielsweise eine konkrete Anfrage zur Übersendung eines Angebots oder eine E-Mail-Mitteilung mit Bezug auf ein konkretes Projekt). Darüber hinaus kommt eine Verarbeitung Ihrer Daten zur Wahrung berechtigter Interessen gemäß Artikel 6 Abs. 1 lit. f DSGVO als Rechtsgrundlage in Betracht. Dabei ist unser berechtigtes Interesse in der Bereitstellung von Serviceleistungen sowie der möglichen Erweiterung unseres Kundenkreises zu sehen.

Die Bereitstellung der Informationen ist grundsätzlich weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben, noch für einen Vertragsabschluss erforderlich. Auch besteht keine Bereitstellungpflicht. Wenn Sie uns bestimmte Informationen nicht übermitteln, können wir Ihre Anfrage gegebenenfalls nicht oder nur eingeschränkt bearbeiten. Ausnahmsweise kann es aus rechtlichen Gründen erforderlich sein, dass Sie uns bestimmte Informationen bereitstellen, um etwa Erklärungen mit rechtsverbindlicher Wirkung, beispielsweise zum Abschluss oder der Durchführung eines Vertrages, bearbeiten zu können oder Sie als berechtigte Person identifizieren zu können.

Im Rahmen der Kontaktaufnahme bzw. -anfrage erhobene Daten werden so lange gespeichert, wie deren Bearbeitung und hieraus möglicherweise erfolgende Maßnahmen dies erforderlich machen.

Ihnen stehen unter den näher beschriebenen Voraussetzungen die in Ziffer 5.5 genannten Betroffenenrechte zu.

9. Nutzung personenbezogener Daten zur Direktwerbung

Ihre Kontaktdaten, die Sie uns im Rahmen Ihrer Anmeldung zur Veranstaltung übermittelt haben (Name, Firma, Anschrift, Telefon- und ggf. Faxnummer, E-Mail-Adresse), nutzen wir im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben nach § 7 Abs. 3 UWG, Artikel 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, um Ihnen Informationen über künftige Veranstaltungen der ACK zu übersenden.

Wenn Sie solche Informationen nicht oder nicht länger erhalten möchten, können Sie der weiteren Nutzung Ihrer Daten zu diesem Zweck widersprechen. Sie können Ihren Widerspruch postalisch, per E-Mail, per Fax oder auf einem anderen, von der ACK bereitgestellten Weg (z.B. ein entsprechender Link in einer E-Mail) erklären.

Im Falle des Widerspruchs werden wir die Daten unverzüglich löschen, soweit Sie nicht ausdrücklich in eine weitere Nutzung Ihrer Daten eingewilligt haben oder wir uns eine darüberhinausgehende Datenverwendung vorbehalten, die gesetzlich erlaubt ist und über die wir Sie informieren oder informiert haben.

Stand: 29. März 2019